Login

Meerdere inboxen gebruiken in Gmail

Gepubliceerd: 2014-03-04 09:05:16 | Door Pieter ten Cate | 3661x bekeken |

Meerdere inboxen gebruiken in Gmail

Hoe structureer je je e-mails in meerdere Postvakken IN?

Een gemiddelde inbox vandaag de dag bevat al snel een grote hoeveelheid e-mails die dagelijks binnenkomen. Helemaal wanneer je vanuit meerdere mailadressen e-mails ontvangt kan het nog wel eens lastig zijn om het overzicht te behouden. Door de instellingen van je g-mail inbox aan te passen kun je het overzicht behouden en zo gemakkelijk meerdere inboxen beheren.

Het uitgangspunt

Hierboven vindt je een voorbeeld van een Gmail account met meerdere inboxen. Alle instellingen zijn aan te passen in Gmail zelf en je kunt het ook gemakkelijk doen zonder technische kennis. Deze opzet maakt het zelf moeilijk om niet het overzicht te behouden, simpelweg omdat je e-mail verwerkt zodra ze binnenkomen.

Voor mij is dit sinds korte tijd de enige opzet van Gmail die zorgt voor overzicht in de e-mails die ik dagelijks ontvang vanuit verschillende e-mailadressen. Hoewel het tab-systeem dat sinds enige tijd in Google zit lang niet gek is voor een enkel e-mailadres, werkt de opzet niet wanneer je meerdere mailadressen gebruikt.

Deze opzet stelt je in staat om het overzicht te bewaren op je verschillende inboxen. Ook zorgt het er voor dat je alitijd een lege algemene inbox hebt, totdat er weer nieuwe e-mails binnenkomen. Wel zijn alle e-mail gewoon nog te bereiken in de verschillende inboxen aan de rechterkant. Hierdoor weet je zeker dat je nooit meer een belangrijke e-mail uit het oog verliest.

Mijn dagelijkse werkwijze in Gmail

In tegenstelling tot de standaard werking van je Gmail inbox, stelt de oplossing die ik hieronder heb uitgewerkt, je in staat om al je e-mail dagelijks op een efficiënte manier te verwerken.
Tijdens mijn dagelijks activiteiten op het gebied van mail, houdt ik daarom de onderstaande werkwijze er op na:

  • Er komt een e-mail binnen
  • Zo mogelijk behandel ik gelijk de e-mail
  • Wanneer dat niet mogelijk is markeer ik ze met verschillende sterren
  • Vervolgens archiveer ik de e-mail
  • De inbox aan de linkerkant is weer leeg
  • De laatste e-mail staan per inbox aan de rechterkant

Meerdere inboxen instellen in Gmail

Ben je geïnteresseerd in het opdelen van je inkomende e-mails in Gmail? Hieronder vindt je de benodigde handelingen in duidelijk stappen omschreven. Het doorlopen van de stappen duurt doorgaans 5 tot 15 minuten. Mocht je nog vragen hebben over het proces dan kun je deze stellen in de reacties aan de onderkant.

Stap 1: Activeer de Meerdere Postvakken Lab

  • Ga naar instellingen (onder het tandwiel tekentje rechts bovenin)
  • Ga naar het "Labs" tabblad
  • Zoek "Meerdere Postvakken IN" en klik op Inschakelen
  • Klik vervolgens op "Wijzigingen opslaan"

Stap 2: Filter de inboxen op de gewenste mailadressen

  • Ga naar instellingen
  • Ga naar het "Meerdere Postvakken IN" tabblad
  • Selecteer de optie "Rechterzijde van Postvak IN"
  • Voeg de gewenste filters toe voor iedere inbox

Het format waarin je de inbox toevoegt is:

Zoekopdracht: to:(adres@website.nl,)
Titel deelvenster: naam van de inbox

Stap 3: Pas het inbox type aan

Omdat deze instellingen niet in combinatie kunnen met de Gmail tabs die niet al te lange tijd geleden zijn toegevoegd, dienen we deze te deactiveren. Deze stap is nodig om daadwerkelijk de verschillende inboxen te zien te krijgen. Mocht je na deze stap geen verschil zien in de indeling van je inbox dan is er iets verkeerd gegaan.
  • Ga naar instellingen en vervolgens naar "Postvak IN"
  • Selecteer bij inboxtype de optie "Standaard"
  • Deactiveer eventuele tabs die nog actief zijn (Primair blijft)
  • Zorg ervoor dat de optie "Filters niet overschrijven" actief is
  • Klik op "Wijzigingen opslaan"

Stap 4: Je inbox tot 0 reduceren voor de eerste keer

Wanneer je de stappen succesvol hebt doorlopen zie je naar alle waarschijnlijkheid een groot aantal e-mails aan de linkerkant. Toen ik deze stappen doorliep had ik bijvoorbeeld enkele duizenden e-mails.

Controleer voor de zekerheid of er nog mails zijn die je dien te verwerken of te markeren als belangrijk. Alle mails blijven gewoon nog beschikbaar in de individuele inboxen aan de rechterkant, maar het doel is om aan de linkerkant alleen de nieuwe e-mails over te houden.

Wanneer je zeker bent dat je de belangrijke e-mails hebt gemarkeerd met een ster, is het tijd om een spannende actie uit te voeren. Let op!: in deze stap worden geen van de e-mails verwijderd. De gearchiveerde e-mails blijven beschikbaar via de individuele inboxen aan de rechterkant.

  • Klik op selecteer alles links bovenaan
  • Bevestig midden bovenaan dat alle aanwezige mails wilt selecteren
  • Klik vervolgens op "Archiveren"

Je algemene inbox is nu leeg.

Extra tip:

Zoals velen wel weten kun je bij Instellingen : Accounts, instellen dat je vanaf één Gmail account met meerdere e-mail adressen mails kunt versturen. Wanneer je deze optie gebruikt doe je er wijs aan om de optie "Beantwoorden vanaf hetzelfde adres waar het bericht naartoe is verzonden" te selecteren. Zo zorg je ervoor dat je snel op verschillende e-mails in meerdere inboxen kunt reageren.

Ik hoop dat ik je heb kunnen voorzien van een duidelijk stappenplan voor het instellen van meerdere inboxen binnen Gmail. Deze oplossing werkt helaas niet in de mobiele app van Google. Hier zal je echter wel gewoon je e-mails blijven ontvangen. Wanneer je iets aan dit artikel hebt gehad, zou ik het erg leuk vinden als je het artikel deelt via Facebook of Twitter.


Deel:

Tags:

Focus gerelateerde producten


GoPro HD Hero 3+ Black Edition - Action camera

GoPro HD Hero 3+ Black Edition - Action camera kopen

Maak de beste actiefilms met GoPro, 20% kleiner en lichter dan zijn voorganger terwijl de kwaliteit nog verder is verbeterd.

Bestellen

Reacties


Stephan van de Ven | 2014-10-14 14:37:46

bedankt voor de uitleg. Toch is er nog een probleem, waardoor het maar de vraag is of ik er wat aan heb. Het is niet mogelijk om berichten die in zo'n extra postvak staan te archiveren. Ja, ze kunnen wel gearchiveerd worden, maar ze blijven er gewoon tussen staan, omdat archiveren niet van invloed is op het filter van het desbetreffende postvak.

Geef reactie







Pieter ten Cate

Pieter ten Cate

Met een brede interesse en focus op Internet en leuke weetjes, ben ik actief op Foogli als schrijver van diverse focussen. Uiteraard ook in 2015!


Like deze focus


Naar boven
Feedback